Deel 2 van een blogreeks over AI in het omgevingsmanagement
In deel 1 bespraken we wat AI is, wat een prompt en een GPT zijn, en hoe je deze technologie kunt zien als slimme assistent. In dit tweede deel zoomen we in op de praktijk: hoe kun je AI concreet inzetten in de verschillende fases van een infraproject?
We nemen je mee langs vijf bekende projectfasen en laten zien hoe AI daarin jouw werk kan ondersteunen.
1. Initiatie- en oriëntatiefase
In deze vroege fase draait het om het verkennen van de context, het benoemen van kansen en risico’s en het in kaart brengen van de omgeving
- Het genereren van een eerste stakeholderanalyse op basis van een projectomschrijving
- Het identificeren van mogelijke gevoeligheden in het gebied
- Het structureren van bestaande beleidsdocumenten of verkenningsrapporten
- Het opstellen van een eerste communicatiestrategie
Met een goede prompt geef je richting aan je analyse. Hoe specifieker je bent, hoe beter het resultaat. Beschrijf bijvoorbeeld het type project, de wijk of regio, en bekende gevoeligheden: “Welke belangen en zorgen kunnen spelen bij bewoners van de wijk De Akkers in relatie tot de geplande verdubbeling van de spoorlijn en het verdwijnen van parkeerplekken?”
2. Aanbestedingsfase
Tijdens de aanbesteding ligt de focus op het overtuigend beschrijven van je aanpak. De teksten moeten inhoudelijk sterk zijn, maar ook aansluiten op de beoordelingscriteria.
AI ondersteunt bij:
- Het herschrijven of aanscherpen van EMVI-paragrafen
- Het spiegelen van je tekst aan gunningscriteria
- Het checken van consistentie en tone of voice in een plan van aanpak
- Brainstormen over innovatieve of onderscheidende maatregelen
- Het in kaart brengen van risico’s en bijbehorende beheersmaatregelen
- Het beoordelen van restrisico’s en voorstellen doen voor borging
Als opdrachtgever: laat AI checken of de uitvraag helder is. Zijn er zaken dubbel op te vatten of onduidelijk? Door het vooraf te tackelen en de formulering te optimaliseren, voorkom je onduidelijkheden en vertraging tijdens het aanbestedingstraject.
Gebruik AI ook als sparringpartner: laat het kritische vragen stellen over je plan, risicoanalyse of verbeterpunten signaleren. Denk ook aan het checken van je eigen uitvraag: is deze voldoende helder? Kan je tekst op meerdere manieren worden geïnterpreteerd? Zo voorkom je verwarring of vertraging in het aanbestedingsproces. Het helpt je om je tekst vanuit een beoordelaarsperspectief te bekijken en je aanpak verder aan te scherpen.
3. Participatiefase
In participatietrajecten komt veel input op je af: van reacties op bewonersbrieven en bijeenkomsten tot enquêteresultaten en signalen op sociale media.
AI kan je helpen om:
- Brainstormvragen te genereren voor bewonersavonden
- Reacties en vragen te clusteren en rubriceren per thema
- Gespreksverslagen of samenvattingen op te stellen
- Communicatie af te stemmen op verschillende doelgroepen (B1, formeel, enthousiast, neutraal)
- Open antwoorden uit enquêtes te analyseren en groeperen
- Overlappende of vergelijkbare vragen slim samen te voegen
- Plannen te visualiseren met infographics, kaartjes of scenario-illustraties
AI helpt je om sneller te analyseren, bundelen en reageren. Je verwerkt meer input zonder het overzicht te verliezen, kunt visuele ondersteuning bieden bij abstracte plannen en bent minder afhankelijk van tijdrovende handmatige verwerking. Daardoor wordt participatie toegankelijker en flexibeler, en ontstaan er nieuwe mogelijkheden om bewoners en belanghebbenden écht mee te nemen.
Bijvoorbeeld: geef AI de notulen van een bijeenkomst en vraag om een samenvattende alinea per onderwerp. Of laat AI honderden open antwoorden analyseren en groeperen in thema’s.
4. Ontwerpfase en besluitvorming
In deze fase draait het om het onderbouwen van keuzes, het organiseren van afstemming en het voorbereiden van besluitvorming.
AI helpt bij:
- Het opstellen van toelichtende teksten bij ontwerpen of alternatieven
- Het simuleren van vragen en zorgen van bestuurders
- Het uitwerken van scenario’s en de impact daarvan op belanghebbenden
- Het opstellen of redigeren van beleidsnotities
- Het samenvatten van lange beleidsdocumenten of vergaderstukken
- Het toetsen van plannen aan wet- en regelgeving
- Het vertalen van ontwerpvoortgang naar toegankelijke communicatie voor stakeholders
Door AI te laten reflecteren op ontwerpbesluiten krijg je nieuwe invalshoeken of scherpere onderbouwingen. Ook helpt het om ontwerpdocumenten te vertalen naar begrijpelijke communicatie voor bestuurders en omgeving, en om beleidsstukken overzichtelijker te maken voor besluitvorming.
5. Uitvoering
In de uitvoeringsfase draait het vaak om duidelijke communicatie en het monitoren van signalen uit de omgeving.
AI ondersteunt je bij:
- Het herschrijven van bewonersbrieven per doelgroep of situatie
- Het vooraf in kaart brengen van risico’s en knelpunten op basis van de stakeholderanalyse en projectplanning, zodat je klachten en meldingen voor kunt zijn
- Het opstellen van Q&A’s op basis van meldingen en vragen
- Het analyseren van terugkerende klachten of reacties
- Het maken van visuele samenvattingen of infographics met multimodale AI
- Het opstellen van een communicatieplan op basis van de stakeholderanalyse en projectplanning
- Het uitvoeren van sentimentanalyses op basis van vragen en signalen
- Het rapporteren over het sentiment en de communicatie aan projectleiding of opdrachtgever
Laat AI bijvoorbeeld een lijst met klachten structureren en samenvatten in thema’s, inclusief suggesties voor communicatie.
Begin klein, leer snel
Je hoeft niet alles tegelijk te doen. Kies één fase of taak waarin je merkt dat je veel tijd kwijt bent, en kijk hoe AI daar kan ondersteunen. Denk in iteraties: probeer, reflecteer, verbeter.
In deel 3 kijken we naar de toekomst van het vak: hoe verandert de rol van de omgevingsmanager als AI steeds slimmer wordt? En hoe blijf je als professional van blijvende waarde?