Omgevingsmanagement weegt steeds zwaarder in de beoordeling van aanbestedingsplannen. De uitdaging is dan ook om een onderscheidend plan op tafel te leggen. Dit blog beschrijft hoe je in vijf stappen de basis legt voor een winnend omgevingsmanagementplan voor bouw- of infraprojecten.
Een veelgemaakte fout is om je omgevingsplan over te nemen uit een eerdere tender. Daarmee sla je de plank mis omdat je negeert dat de omgeving van elk project uniek is.
Om tot een plan te komen dat wel hout snijdt, moet je de omgeving in kaart brengen. En ja, dat kost meer tijd en geld. Maar je aanbesteding verliezen is nog veel duurder!
Stap 1: Het begint allemaal met deskresearch
Breng in kaart met welk type omgeving je te maken hebt en welke doelgroepen er betrokken zijn. Zie het als een verkennend demografisch en sociaal-economisch onderzoek. Vergeet vooral niet het lokale nieuws te scannen en gebruik streetview technologie. Wanneer je de doelgroepen op een rijtje hebt, maak je een inschatting welke belangen en zorgen er per doelgroep spelen. Verwerk deze verkenning in een bondig document.
Stap 2: Ga naar buiten
Nu je de eerste kennis hebt opgedaan, is het tijd om achter je bureau vandaan te komen en de locatie te bezoeken. Dit bezoek levert altijd nieuwe inzichten op. Je ziet bijvoorbeeld dat er meer verkeer is dan je dacht, je proeft de sfeer en spreekt de eerste mensen. Bezoek vooral het buurthuis, de bibliotheek en winkeliers. Misschien ontdek je nieuwe doelgroepen en weet je direct met wie, waar en hoe je de volgende stap aan kunt pakken.
Stap 3: Ga het gesprek aan
Organiseer informele gesprekken met vertegenwoordigers van de doelgroepen die je in kaart hebt gebracht. Doe dat vooral op een plek waar mensen zich op hun gemak voelen. Leg ze de plannen voor en vraag welke zorgen er spelen. De uitkomsten van deze gesprekken gebruik je, samen met de eerdere bevindingen, om tot een eerste opzet van het omgevingsmanagementplan te komen.
Stap 4: Toets je plannen bij de doelgroep
Zoek met je plan onder de arm opnieuw de mensen uit de omgeving op. Leg je plannen voor en bespreek de vragen, aanvullingen en wijzigingen die hieruit voorkomen. Verwerk dit alles in een uitgebreid document waarin je zowel de analyse als de plannen opneemt. Zo weet je zeker dat je plan aansluit op de omgeving en bovendien is het draagvlak ook alvast in de pocket!
Stap 5: Smeed het om tot aanbestedingsmateriaal
Je omgevingsmanagementplan is inmiddels op maat gesneden voor het project waarvoor je meedingt. Grote kans dat je concurrenten met een generiek plan de loef afsteekt. Nu is het de kunst om je afgestemde plan binnen het keurslijf van een UAV of UAV-GC aanbesteding te gieten. Vaak is het handig om je aanvankelijke plan achter de hand te houden er in je aanbesteding naar te verwijzen.
Door deze stappen te volgen en het omgevingsmanagementplan af te stemmen op de specifieke omgeving van het project, leg je de basis voor een onderscheidend en winnend plan. In het volgende deel van deze blogreeks beschrijven we hoe je dit plan omzet in concrete doelen, KPI’s en acties.
Omgevingsmanagement in aanbestedingen
Bekijk onze overige blogs over omgevingsmanagement in aanbestedingen: