In dit tweede deel van de blogserie ‘Omgevingsmanagement in aanbestedingen’ beschrijven we 5 concrete stappen om de score van je aanbesteding te verbeteren door meetbare KPI’s, doelen en acties op te nemen in het omgevingshoofdstuk en de BouwApp hierin te integreren. Met de volgende 5 stappen kom je tot een ijzersterk plan:
- Doelen stellen
- KPI’s bepalen
- Acties formuleren
- Verbeterproces implementeren
- Slim omgaan met data
Stap 1: Doelen stellen
Meestal heeft de opdrachtgever in de uitvraag doelen opgenomen voor omgevingsmanagement. Neem over en scherp ze nog verder aan op basis van je eigen bevindingen. Deze doelen gaan niet rechtstreeks over je acties, zoals 1x in de week de omgeving informeren, maar over het resultaat. Bijvoorbeeld het percentage mensen dat draagvlak heeft voor het project, zich betrokken voelt of tevreden is over de communicatie. Deze zaken zijn goed meetbaar, daarover later meer.
Stap 2: KPI’s bepalen
Nu je de doelen helder zijn, moet je bepalen welke KPI’s je hieraan koppelt. Zie het als subdoelstellingen richting het uiteindelijke doel. Laat hierin zien dat je de verschillende doelgroepen in de omgeving kent en jouw KPI’s hierop hebt afgestemd. Neem het liefst per doelgroep KPI’s op. Daarmee toon je verschillende zaken aan: je weet welke doelgroepen er zijn, je kent hun zorgen, bewijst daar rekening mee te houden en daaraan te committeren door middel van doelstellingen en de acties die je daaraan koppelt.
Stap 3: Acties formuleren
Beschrijf welke acties je onderneemt om de KPI’s te behalen. Maak deze acties zo praktisch mogelijk door heel schematisch ‘wat’, ‘wie’, ‘wanneer’ en ‘hoe vaak’ en ‘waarom’ aan te houden. Met dat laatste, ‘waarom’, koppel je de actie aan je eigen KPI’s, die op hun beurt weer bijdragen aan de doelstellingen van de opdrachtgever. Hoe concreter je deze koppelingen vastlegt, hoe makkelijker je het de beoordelaar maakt om punten toe te kennen.
Vergeet ook niet evaluatiemomenten op te nemen, wat ons brengt bij de volgende stap:
Stap 4: Verbeterproces implementeren
Waarschijnlijk is iedere planschrijver en beoordelaar bekend met de plan-do-check-act-cirkel van Deming. Neem deze methode op in je communicatie- of omgevingsmanagementplan van je aanbestedingsplan. Daarmee laat je zien dat je plan niet in beton gegoten is, maar wordt bijgeschaafd en verbeterd in de looptijd van het project. Plan periodieke evaluatiemomenten in waarbij je, door inzet van de tevredenheidsmonitor van de BouwApp, feedback uit de omgeving ophaalt waarmee je je aanpak weer verbetert.
Stap 5: Slim omgaan met data
Bij sommige (UAV-GC) aanbestedingsprocedures mag de beoordelaar alleen punten toekennen als de effecten van de maatregelen objectief aantoonbaar zijn. Ook wanneer dit niet verplicht is, is het aanbevelingswaardig om je plannen te onderbouwen. Dat maakt je tender minder kwetsbaar voor subjectieve interpretaties en voorkeuren. Ook de BouwApp genereert data die je goed kunt gebruiken. Met de uitkomsten van de tevredenheidsmonitor toon je bijvoorbeeld aan dat jouw aanpak bij eerdere projecten ook leidde tot draagvlak.
Met het doorlopen van deze stappen werk je toe naar een ijzersterk plan, waarin de meerwaarde van de BouwApp dienstbaar is aan het bereiken van de doelen van de opdrachtgever. Dat leidt tot een betere beoordeling dan wanneer je alleen de functionaliteiten van de app opsomt. Bovendien leidt het uiteindelijk tot een tevreden omgeving, en daar doen we het allemaal voor!
Omgevingsmanagement in aanbestedingen
Bekijk onze overige blogs over omgevingsmanagement in aanbestedingen: