Waarom werken projectleiders met meerdere losse apps, terwijl bewoners uiteindelijk maar één ding willen: weten wat er in hun buurt gebeurt? Patrick Kars, projectleider openbare ruimte bij de gemeente Dordrecht, zag het dagelijks in zijn werk. Voor elk project werd een aparte app ontwikkeld, met bijbehorende kosten en beheer.
Bewoners moesten meerdere apps downloaden en hadden weinig overzicht. “Als je vier projecten had lopen, had je vier verschillende apps op je telefoon,” vertelt hij. “Dat werkte gewoon niet.” Dit was de belangrijkste reden dat de gemeente Dordrecht besloot de BouwApp in te schakelen.
Van idee naar implementatie
De keuze voor de BouwApp zelf was in Dordrecht snel gemaakt. De functionaliteit was duidelijk en sloot aan op wat er nodig was. “De beslissing was snel genomen,” zegt Patrick, “en daarna kom je in het proces van de organisatie terecht.”
Zoals bij veel gemeenten betekende dat dat meerdere afdelingen betrokken moesten worden, van informatiemanagement tot privacy, beveiliging en inkoop. Dat proces kostte tijd. “Je moet door allerlei stappen heen en bij elke stap moest ik eigenlijk opnieuw uitleggen wat we wilden doen,” vertelt hij.
De implementatie duurde uiteindelijk negen maanden. Terugkijkend is dat volgens Patrick goed te verklaren. “Voor een gemeente van deze omvang (bijna 123.000 inwoners) is dit waarschijnlijk gewoon hoe het werkt.” Tegelijkertijd heeft het traject de BouwApp ook veel inzicht opgeleverd in hoe dit proces bij andere gemeenten kan worden aangepakt.
Wat we hebben geleerd
Wat in Dordrecht duidelijk werd, is dat dit proces goed te organiseren is, als je de juiste stappen in de juiste volgorde zet. Zo is het belangrijk om informatiemanagement zo vroeg mogelijk te betrekken, zodra de keuze voor een platform is gemaakt. Zij kunnen inzicht geven in het interne proces, welke stappen nodig zijn en welke afdelingen nog meer aangehaakt moeten worden, zoals privacy en beveiliging.
Ook helpt het om vooraf samen een tijdslijn te bepalen en verwachtingen af te stemmen. Zeker in grotere organisaties, waar meerdere processen parallel lopen, kan dat het traject aanzienlijk versnellen. Daarnaast is het verstandig om inkoop tijdig te betrekken, zodat contractvorming niet onnodig vertraging oplevert.
Vanuit de BouwApp wordt die ervaring ook meegenomen in nieuwe trajecten. Gemeenten worden begeleid in het proces en geholpen om de juiste afdelingen op het juiste moment te betrekken.
Tips voor andere gemeenten
Voor gemeenten die een soortgelijke stap overwegen, heeft Patrick een aantal adviezen:
- Begin bij informatiemanagement. “Ga eerst naar informatiemanagement en vraag hoe het proces loopt. Welke stappen moet je doorlopen om dit voor elkaar te krijgen?”
- Voorbereiding is essentieel. “Breng in kaart wat je nu hebt. Welke apps, welke websites, welke kosten. Dat maakt het makkelijker om intern het gesprek te voeren.”
- Zorg voor iemand die het proces trekt. “Je moet iemand hebben die erin blijft hangen en het doorzet. Anders blijft het liggen.”
Live met de BouwApp en eerste projecten
Begin 2026 ging Dordrecht live met de BouwApp. De eerste projecten werden ingericht door bestaande projectinformatie over te zetten en aan te vullen. Ze gebruiken de app niet alleen voor actuele updates, maar ook voor het vastleggen van de hele projectgeschiedenis.
Bewonersbrieven, tekeningen en eerdere communicatie worden toegevoegd, zodat alles op één plek terug te vinden is. “Alles wat we eerder hebben gedeeld, staat nu ook met terugwerkende kracht in de app. Dat kon met andere tools niet,” zegt Patrick.
Het gebruik groeit geleidelijk. In de wijk zelf wordt de app onder de aandacht gebracht met QR-codes op locatie. Niet iedereen gebruikt de app zelf, maar informatie verspreidt zich ook via bewoners onderling. “We horen dat buren elkaar informeren,” vertelt hij. “De één heeft de app, de ander niet, maar zo blijft iedereen op de hoogte.”
Wat levert het op?
De grootste verandering zit volgens Patrick niet in de techniek, maar in de manier van werken. Voorheen liep communicatie via verschillende kanalen en afdelingen. Updates moesten via communicatie of webbeheer worden doorgevoerd, wat tijd kostte. “Als er iets aangepast moest worden, ging dat via meerdere lagen. Nu kunnen we dat zelf doen,” zegt Patrick. “Uiteraard blijft de afdeling Communicatie ons wel ondersteunen en kijken mee ter controle op onze teksten.”
Dat zorgde weer voor snelheid. Vragen van bewoners worden sneller beantwoord, updates sneller geplaatst en informatie is altijd beschikbaar op één plek. Bewoners die contact opnemen met vragen, worden vaak direct doorverwezen naar de app. “Alles wat u vraagt, staat eigenlijk al in de app,” vertelt hij ze. In veel gevallen is dat voldoende.
Ook het aantal losse communicatiekanalen neemt af. “Je hoeft niet meer te werken met aparte websites of mailboxen. Alles zit bij elkaar,” aldus Patrick. Dat heeft effect op de beleving van bewoners. “Ze krijgen sneller antwoord en weten waar ze moeten kijken, wat frustratie scheelt.”
De volgende stap
Een factor die volgens Patrick positief bijdroeg aan het traject, was de samenwerking met de BouwApp. Snelle reacties en directe ondersteuning hielpen om het proces in beweging te houden. “Als daar ook vertraging had gezeten, waren we nog langer bezig geweest,” geeft hij toe.
Hoewel Dordrecht nog maar kort werkt met de BouwApp, wordt al gekeken naar uitbreiding. Ze beginnen met bouw- en infraprojecten, maar Patrick merkt nu al dat andere afdelingen ook gebruik willen maken van de app. “Steeds meer collega’s zien wat het kan en willen ermee werken. Ik denk dat we uiteindelijk naar één Dordrecht-app gaan.”